Actas de entrega-recepción por cambio de administración
El cambio de administración exige documentar en un plazo acotado los recursos, expedientes y obras en curso. El uso de hojas de cálculo y formatos distintos por área dificulta la integración del acta.
Formatos definidos por el propio usuario, llenado por área, anexos adjuntos y generación del acta. Importación masiva para no capturar a mano lo que ya existe en otro sistema.
El cambio de administración obliga a documentar en un plazo corto los recursos, expedientes, obras y asuntos en trámite de cada área. Cuando cada dirección entrega su información en una hoja de cálculo propia, con columnas y criterios distintos, la Contraloría dedica buena parte del tiempo disponible a unificar formatos, a corregir capturas y a perseguir los anexos faltantes antes de integrar el acta.
Desarrollamos un sistema en el que los formatos de entrega los define la propia institución, no el proveedor. Cada área captura dentro del formato que le corresponde, adjunta sus evidencias documentales y cierra su entrega cuando la concluye. El titular, el enlace, el receptor y la Contraloría quedan identificados en cada entrega, junto con la fecha en que cada uno la dio por concluida, y los reportes se generan a partir de lo capturado.
Es la herramienta con la que cada área documenta los recursos, expedientes y asuntos que entrega al concluir una administración o una gestión. Sustituye las hojas de cálculo por formatos definidos por la propia institución, con captura por área, anexos documentales y generación de reportes y acta.
Sí. Los formatos no vienen fijos: la institución da de alta cada anexo y define sus campos desde el propio sistema. Después se asignan a las áreas que deben llenarlos, y los formatos que no apliquen a un área determinada pueden marcarse para excluirse de su entrega.
Además de la captura registro por registro, cada anexo cuenta con una plantilla de importación. Se descarga la plantilla, se carga el archivo con la información que ya existe en otro sistema y el proceso corre en segundo plano, dejando historial de cada importación realizada.
Cada registro admite evidencias adjuntas, que pueden subirse desde el navegador o desde un teléfono leyendo el código QR que genera el sistema para ese registro. De cada evidencia se controla si debe incluirse o no en la impresión del reporte correspondiente.
El sistema puede adaptarse a los procedimientos de otra institución o servir como base para un desarrollo específico. Con gusto atendemos su consulta.
