Cada vez que un municipio cambia de administración hay que entregar y recibir bienes, archivos, obligaciones y expedientes. El procedimiento está regulado, tiene plazos y deja un rastro que se revisa años después. Esta guía explica qué se documenta, qué obligaciones fija la norma contable federal y qué hace hoy un sistema de entrega-recepción con ese proceso.
La entrega-recepción es el procedimiento mediante el cual la administración saliente pone a disposición de la entrante el patrimonio, los archivos y las obligaciones a su cargo. No es un trámite simbólico: es el mecanismo que permite saber qué recibió cada administración y, sobre todo, qué recibió incompleto.
En la práctica consta de tres piezas que se hacen casi siempre en papel: el acta firmada por ambas partes, el inventario de bienes y el estado de obligaciones. De las tres, el inventario es la que sostiene las otras dos: sin un levantamiento verificable, el acta certifica una cantidad que nadie pudo comprobar.
La Ley General de Contabilidad Gubernamental es el marco que ordena el registro de bienes en todo el país. Su artículo 23 obliga al registro contable de los bienes muebles, incluyendo mobiliario, equipo de cómputo y vehículos.
El artículo 25 exige un registro auxiliar sujeto a inventario para los bienes bajo custodia que por su naturaleza sean inalienables e imprescriptibles, que es el que permite moverse por partida y por ubicación.
El artículo 27 es el que importa para la entrega-recepción: manda levantar el inventario de forma física y conciliarlo contra el registro contable. Fija además dos plazos operativos: las adquisiciones deben inventariarse dentro de los 30 días hábiles siguientes a su recepción, y el inventario debe publicarse por internet cada seis meses.
Hay una excepción que conviene conocer antes de discutir costos: la publicación por internet no aplica al municipio que no cuenta con internet. No es una licencia para no inventariar —el registro sigue siendo obligatorio— pero sí cambia lo que se exige en publicación.
Sobre el procedimiento en sí, conviene decirlo claro: la entrega-recepción municipal se rige por la legislación estatal de cada entidad, no por un texto único federal. Cada estado define plazos, integración de la comisión y consecuencias. Lo federal aporta el marco contable del patrimonio; el procedimiento se lee en la ley de gobierno del estado correspondiente.
El procedimiento no es difícil en su diseño; se complica en su ejecución, y por razones estructurales:
El objetivo no es eliminar el acta: sigue siendo el documento que firma cada parte. El objetivo es que el inventario del que depende ese acta exista como registro único, conciliado y con historial.
Concretamente, un sistema aporta cuatro cosas que el papel no resuelve bien:
Estas son las preguntas que conviene hacerle a cualquier proveedor, y que conviene resolver antes de firmar:
Texto legal revisado contra la versión vigente publicada en el sitio de la Cámara de Diputados.
Sí. El procedimiento se rige por la legislación estatal de gobierno de cada entidad, que define plazos, integración de la comisión y consecuencias. En todos los estados existe y se aplica en cada cambio de administración.
Su artículo 23 obliga al registro contable de bienes muebles, el 25 exige un registro auxiliar sujeto a inventario y el 27 manda levantar el inventario de forma física y conciliarlo con el registro contable. Este último fija además 30 días hábiles para inventariar adquisiciones y publicación por internet cada seis meses.
Hay que distinguir dos regímenes. El inventario de bienes: el artículo 27 de la Ley General de Contabilidad Gubernamental manda publicarlo por internet y actualizarlo cada seis meses, con la excepción municipal cuando el servicio no está disponible. Las declaraciones patrimoniales de los servidores públicos: el artículo 29 de la Ley General de Responsabilidades Administrativas las declara públicas salvo los rubros que afecten la vida privada o los datos personales protegidos.
No. La comisión es definida por la ley estatal y las actas las firman sus integrantes. El sistema respalda el levantamiento, la conciliación y el expediente; no sustituye a quien firma ni al procedimiento administrativo.
Depende del tamaño del patrimonio y de cuántos registros contables ya existan en formato digital. Lo que más consume tiempo no es la instalación: es la carga inicial y la conciliación contra el registro preexistente. Una prueba piloto por área es lo habitual.
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Actas de entrega-recepción por cambio de administración
