El inventario de bienes muebles e inmuebles no es una práctica recomendable: es una obligación con formato, plazos y una conciliación que se verifica después. Esta guía explica qué debe contener, cómo se levanta el inventario físico, qué dice la norma sobre publicación y en qué se complica su mantenimiento.
Es el registro de los bienes que componen el patrimonio del ente público: inmuebles destinados a servicio público, mobiliario y equipo —incluido el de cómputo—, vehículos y demás bienes muebles al servicio del ente.
La obligación está en el artículo 23 de la Ley General de Contabilidad Gubernamental, que manda registrar esos bienes en la contabilidad, y en su párrafo final, que exige incluir en la cuenta pública la relación de los bienes que componen el patrimonio conforme a los formatos electrónicos que determine el Consejo.
Hay una exclusión que conviene conocer: no se registran los bienes señalados en el artículo 26, entre ellos los de uso común conforme a la Ley General de Bienes Nacionales.
El Consejo Nacional de Armonización Contable determinó la estructura del formato de la relación de bienes, y el acuerdo es de observancia obligatoria para los entes públicos, expresamente para los ayuntamientos de los municipios.
El formato mínimo tiene tres columnas, ni una más ni una menos:
Sobre el encabezado, el acuerdo pide tres datos: el ente público, el título Relación de bienes que componen su patrimonio y el ejercicio de la cuenta pública. El propio acuerdo dice de dónde sale la información: del libro de inventarios de bienes muebles e inmuebles previsto en los Lineamientos mínimos relativos al diseño e integración del registro en los Libros Diario, Mayor e Inventarios y Balances, publicados en el DOF el 7 de julio de 2011.
En cuanto a la presentación, admite hoja de cálculo electrónica, procesador de texto o visor de imágenes. Es decir: el formato es obligatorio, el vehículo para entregarlo no lo es.
Aquí es donde el inventario deja de ser un listado y pasa a ser un procedimiento. El artículo 27 exige dos cosas conectadas:
La conciliación es el punto que más se complica en la práctica: el levantamiento lo hace quien recorre las instalaciones, el registro contable lo lleva Tesorería, y la diferencia entre ambos no es un error de captura sino el hallazgo que hay que documentar.
Sobre el alcance de la publicación conviene precisar algo que se confunde seguido: el artículo 27 manda publicar el inventario por internet y actualizarlo al menos cada seis meses, pero permite a los municipios recurrir a otros medios de acceso público cuando el servicio de internet no está disponible. La obligación de inventariar no depende de esa excepción: sigue siendo total.
El artículo 27 fija dos plazos operativos que no se mueven:
El primer plazo es el que más se incumple, y por una razón estructural: la compra la hace un área, el alta contable la hace otra, y el inventario físico se levanta en un momento distinto. Si la alta no dispara el alta en el inventario, los 30 días se pierden sin que nadie lo note hasta la conciliación.
Los problemas con el inventario rara vez son de concepto; son de registro y de seguimiento. Los más frecuentes:
Estas son las preguntas que conviene hacerle a cualquier proveedor, y que conviene resolver antes de firmar:
Texto legal revisado contra el Acuerdo publicado en el Diario Oficial de la Federación y contra la Ley General de Contabilidad Gubernamental vigente en el sitio de la Cámara de Diputados.
Sí. El artículo 23 de la Ley General de Contabilidad Gubernamental obliga a los entes públicos a registrar en su contabilidad los inmuebles destinados a servicio público, el mobiliario y equipo —incluido el de cómputo—, los vehículos y demás bienes muebles al servicio del ente; y el artículo 27 exige levantar su inventario físico y conciliarlo con ese registro contable.
Tres columnas: código (número de identificación o inventario según la normatividad del ente), descripción del bien y valor en libros. El encabezado lleva el ente público, el título Relación de bienes que componen su patrimonio y el ejercicio de la cuenta pública. Se admite hoja de cálculo, procesador de texto o visor de imágenes.
Los bienes adquiridos deben incluirse en el inventario físico dentro de los 30 días hábiles siguientes a su recepción, y el inventario publicado debe actualizarse al menos cada seis meses. Los municipios pueden usar otros medios de acceso público cuando el servicio de internet no esté disponible.
Es comparar lo levantado físicamente contra lo que dice la contabilidad. El artículo 27 exige que el inventario esté debidamente conciliado con el registro contable; la diferencia entre ambos es el hallazgo que debe documentarse, no un dato que se ajuste para que cuadre.
No. Son obligaciones distintas y complementarias: el inventario es permanente y se actualiza de forma continua, mientras que la entrega-recepción documenta el traspaso en el cambio de administración. Lo que une ambas es el mismo patrimonio y el mismo registro verificable.
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