Control de gestiones y audiencias ciudadanas
El volumen diario de peticiones —apoyos, audiencias y trámites— sin registro sistematizado limita la capacidad de reportar cuántas se atendieron, qué se entregó y a quién.
Expediente por persona y por gestión, con agenda de audiencias, evidencias de entrega, recibos y desglose territorial hasta nivel colonia.
Las oficinas de atención ciudadana reciben cada día peticiones de apoyo, solicitudes de audiencia y trámites que se anotan en libretas, hojas de cálculo o mensajes sueltos entre el equipo. Cuando se requiere informar cuántas peticiones se atendieron en el periodo, qué se entregó y en qué colonias, la información debe reunirse de nuevo a mano, con el riesgo de duplicar registros o de omitir apoyos ya otorgados.
La comprobación del recurso ejercido agrega una exigencia distinta. Cada apoyo entregado necesita respaldo documental —recibo, evidencia de entrega y los documentos que correspondan al tipo de gestión— y ese expediente debe integrarse por periodo y sostener la revisión del área administrativa. Sin un control que vincule la gestión, su monto y sus documentos, armar la comprobación mensual consume días de trabajo.
Concentra en un solo expediente las peticiones ciudadanas que atiende una oficina: quién las solicitó, de qué tipo son, quién las gestiona y en qué estado están. Registra por separado las audiencias y los eventos, y guarda la evidencia de lo que se entregó, con su monto y sus personas beneficiadas.
La gestión genera un recibo con el concepto, el monto en número y letra y la fecha de emisión, imprimible para firma. A ese respaldo se suman las evidencias cargadas y los documentos que el tipo de gestión exija, según el catálogo configurado para cada equipo de trabajo.
Sí. El domicilio de cada persona se captura contra un catálogo de colonias que incluye municipio, entidad, distrito, sección y código postal, por lo que las gestiones quedan ubicadas territorialmente. Los padrones de personas y de gestiones se exportan a Excel para su concentrado.
El sistema agrupa las gestiones de cada mes en una comprobación con nomenclatura, periodo y monto acumulado. El responsable la presenta y el área revisora la marca como aceptada, en revisión o con observaciones, dejando asentado el texto de las observaciones emitidas.
El sistema puede adaptarse a los procedimientos de otra institución o servir como base para un desarrollo específico. Con gusto atendemos su consulta.
