Oficialía de partes y turnado de documentos
El turnado de documentos entre áreas mediante libro de registro dificulta la trazabilidad del expediente y la consulta del estado en que se encuentra cada asunto.
Registro digital de entrada y salida con turnado entre áreas, firma electrónica y expediente por documento. El recorrido completo queda en el sistema.
En la mayoría de las dependencias, la oficialía de partes recibe el documento, lo anota en un libro de registro y lo remite al área correspondiente mediante un acuse en papel. Cuando el asunto pasa por dos o tres áreas, reconstruir su recorrido exige revisar varios libros y consultar a quien capturó cada movimiento. Determinar quién tiene el expediente en un momento dado se vuelve una tarea de indagación interna.
A esa dificultad se suma la salida documental. Los oficios se redactan en procesador de texto, se numeran de forma manual y se archivan en carpetas por área, de modo que la serie documental depende del criterio de quien la lleva. Quien recibe el oficio fuera de la institución tampoco dispone de un medio para comprobar su autenticidad más allá de la firma autógrafa y el sello impresos en el papel.
Es el sistema donde se registra la documentación que entra y sale de una dependencia. Sustituye el libro de registro: cada documento recibe folio, expediente y archivo digitalizado, y su turnado entre áreas queda asentado con el usuario, la fecha y el estado de cada movimiento, de modo que el recorrido completo del asunto es consultable.
Cada turno guarda el área que envía, el área que recibe y su estado, y al generarse uno nuevo el anterior se marca como histórico. La consulta del documento muestra la cadena completa de turnos, por lo que se identifica el área que lo tiene y qué áreas lo atendieron previamente.
Sí. Al enviar un oficio se produce un PDF sellado que incorpora la cadena original, el número de certificado y la firma digital, junto con una hoja de sello que incluye folio, fecha de envío y titular del certificado. El documento original y el sellado se conservan por separado.
Sí. El PDF sellado lleva impreso un código QR que dirige a una pantalla de verificación pública, accesible sin usuario ni contraseña. También se puede capturar el folio directamente en esa pantalla para consultar los datos del oficio y descargar la versión sellada.
El sistema puede adaptarse a los procedimientos de otra institución o servir como base para un desarrollo específico. Con gusto atendemos su consulta.
